DOEL

Uitdagingen sorteren in eenvoudige, gecompliceerde, complexe en chaotische domeinen

1. Uitnodiging structureren

• Nodig deelnemers uit om hun huidige uitdagingen te categoriseren als eenvoudig, ingewikkeld, complex of chaotisch
• Vraag hen om elke uitdaging in de matrix te plaatsen op basis van hun antwoorden op twee vragen: Wat is de mate van overeenstemming tussen de deelnemers over de uitdaging en de beste manier om deze aan te pakken? Wat is de mate van zekerheid en voorspelbaarheid over welke resultaten zullen worden gegenereerd uit de voorgestelde oplossingen om de uitdaging aan te gaan?
• Vraag hen na te denken over de benaderingen die ze gebruiken of overwegen om elke uitdaging aan te gaan, te evalueren hoe goed deze passen en te bepalen waar er mismatches zijn

2. Inrichting van ruimte en benodigde materialen

• Stoelen voor mensen om in groepen van 4-6 te zitten, met of zonder kleine ronde tafels
• Lange open muur met een leeg template van de matrix op de muur geplakt
• Een werkblad met een lege matrix voor elke deelnemer (zie gratis download)
• Post-its en markers voor iedereen

3. Hoe deelname wordt verdeeld

• Iedereen die betrokken is bij het werk team of de besproken eenheid (niet alleen leiders)
• Iedereen heeft een gelijke kans om bij te dragen

4. Hoe groepen worden geconfigureerd

• Individueel om eerste beoordelingen te maken
• Kleine groepen van 4 tot 6 personen
• Hele groep

5. Volgorde van stappen en tijdsverdeling

• Vraag de deelnemers om individueel de lijst met uitdagingen te genereren die hun tijd kosten (5 min)

• De deelnemers werken nog steeds individueel en plaatsen uitdagingen in hun individuele matrix (5 min)

• Vraag de deelnemers om hun matrix in tweetallen te bespreken (5 min)

• Nodig hen uit om met anderen in een groep van 4–6 te praten om punten van overeenstemming, verschil en mismatches te vinden (10 min)

• Nodig iedereen uit om hun uitdagingen op de grote muurmatrix te plaatsen (5 min)

• Vraag de deelnemers om kleine groepen te vormen en een stapje terug te doen om na te denken: “Welk patroon zien we? Zijn er misstanden die we moeten aanpakken?” (5 min)

• Nodig de hele groep uit om reflecties te delen en te beslissen over de volgende stappen (10 min)

WAAROM? Doeleinden

• Verminder verspilde moeite door uitdagingen aan methoden te koppelen

• Bepaal waar lokale experimenten kunnen helpen grotere problemen op te lossen

• Maak voor iedereen het bereik en de aard van de uitdagingen waar mensen in de organisatie voor staan zichtbaar

• Verminder de frustratie van mensen die geen vooruitgang boeken bij belangrijke uitdagingen door mismatches te identificeren

• Deel perspectieven over functies en niveaus van de organisatie

Tips en Valkuilen

• Verduidelijk wat voor soort uitdagingen en activiteiten worden opgenomen
• Werk op van het individu, vervolgens in duo’s en uiteindelijk naar tafelgesprekken
• Vermijd het oordelen over waar mensen hun activiteiten plaatsen
• Verken items die in meer dan één sector vallen door te vragen: “Spelen er bij deze uitdaging meerdere dynamieken? Hoe is het tegelijkertijd eenvoudig en complex?”

Variaties

• Vraag: “Waar zijn er mismatches in je aanpak; welke tegenmaatregelen zijn zinvol?”

• Maak een tabel die de mismatches en alle te nemen actiestappen vastlegt

• Gebruik dezelfde aanpak voor één probleem waarmee mensen in hun werk worden geconfronteerd

• Link naar of string samen met Liberating Structures gericht op het ontwikkelen van strategieën: Critical Uncertainties, Purpose-to-Practice, Ecocycle, Panarchy, Integrated~Autonomy, Discovery & Action Dialogue

Voorbeelden

• Voor het introduceren van managers die alleen getraind zijn in lineaire oorzaak-en-gevolg analyses van wat anders is aan complexe uitdagingen

• Voor het selecteren van een mix van veranderingsmethoden bij het begin van een nieuw verbeteringsproject

• Om een planningsgroep te helpen verder te gaan voorbij hun “analyse verlamming” in een actiefase

• Voor het organiseren van de projecten van een afdeling